ZAPYTANIE OFERTOWE NA: Przygotowanie strategii promocyjnej oraz obsługa agencyjna dla obszaru transgranicznego.

Rajcza, 22 lutego 2017 r.

Zapytanie ofertowe

Zamawiający: Gmina Rajcza Ul. Górska 1, 34-370 Rajcza.
Celem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy, który dostarczy usługę określoną w przedmiocie zamówienia na potrzeby Gminy Rajczy, która jest liderem projektu „Wspólna promocja pogranicza/Spolocna propagacia prihranicnej zony” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska – Słowacja 2014-2020, realizowanego przez Gminę Rajczę przy współpracy Gminy Nová Bystrica.
Informacja o projekcie:

opis projektu:

Projekt odpowiada na potrzebę rozszerzenia, uatrakcyjnienia i uporządkowania oferty turystyczno-kulturalnej na terenach pogranicza polsko-słowackiego. Działania projektowe będą skierowane na wybór cennych kulturowo i przyrodniczo atrakcji oraz na skatalogowanie ich, a także ukazanie ich wartości w atrakcyjny sposób, poprzez stworzenie spójnej bazy zawierającej opisy, filmy, zdjęcia i materiały drukowane (broszury, mapy). Tworząc bazę będą wybierane przedsięwzięcia i infrastruktura, którą cechują: wysoka jakość, symbioza z naturą (redukcja negatywnego wpływu na naturę w podejmowanych działaniach), kultura ludowa (oparta na głębokich wartościach, zidentyfikowana z miejscem i tworząca tożsamość) oraz zrównoważone wykorzystanie zasobów naturalnych, osobowych i rzeczowych.

czas trwania:

Od lutego 2017 r. do stycznia 2018 r.
miejsce realizacji:

14 gmin polskich i słowackich: Radziechowy Wieprz, Węgierska Górka, Milówka,

Rajcza, Ujsoły (PL), Novot, Zákamenné, Oravská Lesná, Nová Bystrica, Stará Bystrica,

Klubina, Zborov nad Bystricou, Oščadnica, Skalité (SK).
grupy docelowe:

Osoby w różnym wieku, pochodzące zarówno z terenów pogranicza, jak i turystów

odwiedzających te obszary. Strategia Wspólnej Promocji dla 14 gmin pogranicza

będzie uwzględniała działania uwarunkowane od pory roku oraz czterech grup

docelowych. Istotne jest uwzględnienie: rodzin z dziećmi, osób z niepełnosprawnościami, osób aktywnych fizycznie.

Przedmiotem zamówienia jest:
1. Opracowanie wspólnej strategii promocji obszaru transgranicznego. W tym:

przeprowadzenie audytu dotychczasowych działań,
audyt PR i treści w sieci ,
audyt social media,
wyznaczenie celów strategicznych i operacyjnych,
określenie grup docelowych,
określenie idei głównej,
dobór narzędzi i określenie obszaru działań,
rekomendacje,
opracowanie szczegółowego planu marketingowego,
strategia powinna korelować ze "Strategią rozwoju turystyki na obszarze transgranicznym na lata 2014-2018” oraz pozostałymi dokumentami strategicznymi z obszaru wsparcia.
strategia zostanie opracowana w języku polskim i przetłumaczona na język słowacki, koszty tłumaczenia pokrywa Zamawiający,
termin realizacji: marzec 2017 r. – kwiecień 2017 r.
całkowity koszt realizacji pkt. 3.1. nie może przekroczyć kwoty 23 000 zł brutto

Kompleksowa obsługa agencyjna na podstawie opracowanej strategii. Zakres obsługi agencyjnej:

oprawa graficzna mediów społecznościowych,
prowadzenie profili wskazanych przez zamawiającego w mediach społecznościowych, 15-20 postów miesięcznie, czyli na czas trwania projektu 180 – 240,
kampanie reklamowe w social media w tym: tworzenie kampanii, monitoring i optymalizacja kampanii - przynajmniej 24 reklamy w ciągu roku,
prowadzenie strony www wskazanej przez Zamawiającego,
obsługa PR (newsy na stronie, tworzenie i wysyłka materiałów prasowych do mediów),
informacje prasowe w czasie trwania projektu, przynajmniej 3 informacje prasowe w czasie trwania projektu, przynajmniej 12 newsów na stronie,
wykonawca prowadzić będzie bieżący monitoring kampanii reklamowej za pomocą ogólnodostępnych statystyk generowanych z portali społecznościowych,
termin realizacji: kwiecień 2017 r. – 31 stycznia 2018 r.,
całkowity koszt realizacji pkt. 3.2. nie może przekroczyć kwoty 70 500 zł brutto

Budżet reklamowy zewnętrzny. Zakup mediów na cele realizacji strategii. Z zachowaniem następujących parametrów:

Kampanie na portalach internetowych (minimum 4 kampanie na 4 portalach, zasięg działań min. 200 000 osób w Polsce i na Słowacji);
Promocja w radiu (przynajmniej jedna kampania promocyjna – event w radiu, szacowany zasięg odbiorców minimum 25 000 osób);
Kampania w social media (minimum 24 reklamy, zasięg minimum. 500 000 odbiorców);
Artykuły sponsorowane (minimum 6 artykułów sponsorowanych na portalach, minimum 100 000 odbiorców);
Współpraca z blogosferą (minimum 3 wpisy na blogach, zasięg działań minimum 50 000 odbiorców;

Całkowity koszt realizacji pkt. 3.3. nie może przekroczyć kwoty 51 000 zł brutto;

Informacje dotyczące oceny ofert – kryteria oceny ofert:

Przy ocenie ofert i wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami (wagami):

Kryterium I: zasięg kampanii (przez zasięg kampanii rozumiemy liczbę osób, do których dotarł przekaz reklamowy w Polsce i na Słowacji, potwierdzony statystykami mediów wykorzystanych w kampanii) – 40%
Kryterium II: cena brutto oferty –60%

Liczba punktów przyznanych dla kryterium: cena brutto, zostanie wyliczona według następującego wzoru:

Liczba punktów przyznanych dla kryterium: liczba odbiorców, zostanie wyliczona według następującego wzoru:

Ocena punktowa będzie dotyczyć wyłącznie ofert uznanych za ważne i nie podlegających odrzuceniu.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największa sumę kryterium ceny oraz kryterium liczby osób, obliczonych według powyższych zasad.

Informacje na temat zakresu wykluczenia

Z możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wykluczeni są wykonawcy powiązani osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Poprzez powiązanie kapitałowe rozumie się wzajemne powiązanie z Zamawiającym lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
posiadaniu udziału lub co najmniej 10% akcji,
pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Informacje dodatkowe:

Zamawiający zastrzega sobie prawo do współdecydowania i kontroli sposobu realizacji zamówienia na każdym jego etapie.
Wykonawca proponuje harmonogram działań do zatwierdzenia Zamawiającego na podstawie którego następuje realizacja zamówienia. Rozliczenie następuje na postawie protokołu zatwierdzonego przez Zamawiającego zgodnie z opracowanym i zatwierdzonym harmonogramem.
Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia comiesięcznego raportu z zrealizowanych zadań na podstawie, którego sporządzony jest protokół zdawczo odbiorcy, który jest podstawą do wystawienia faktury.
Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu dokumentacji z działań w postaci: nagrań audio/video, zrzutów z ekranu (posty), wykazów emisji itp. zgodnie z harmonogramem,
Termin płatności każdej z faktur wyniesie 14 dni od daty wpływu do Zamawiającego

W trakcie realizacji projektu Zamawiający dostarczy Wykonawcy120 opisów atrakcji, 900 zdjęć oraz 16 spotów filmowych promujących dziedzictwo kulturowe i przyrodnicze pogranicza,
Reklama będzie prowadzona w dwóch językach: polskim i słowackim. Koszty tłumaczeń pokrywa Zamawiający,
W ramach projektu zorganizowany zostanie rajd rodzinny na pograniczu, który również będzie przedmiotem promocji,
Wykonawca zobowiązuje się, że projekty nie będą obciążone błędem prawnym
Wykonawca będzie zobligowany do przestrzegania zasad promocji zgodnych z wymogami programu Współpracy Transgranicznej Interreg V-A Polska-Słowacja,
Ofertę należy złożyć na dzienniku podawczym Urzędu Gminy Rajczy, ulica Górska 1 34-370 Rajcza w terminie do 3 marca 2017 r (decyduje data wpływu)
Dodatkowych informacji udziela Kierownik projektu: Szymon Waluś, t. 533 053 311, s.walus@rajcza.com Zatwierdził: Wójt Gminy Rajcza

Kazimierz Fujak

Formularz ofertowy

Zamawiający: Gmina Rajcza Ul. Górska 1, 34-370 Rajcza
Przedmiot zamówienia: Przygotowanie strategii promocyjnej oraz obsługa agencyjna dla obszaru transgranicznego.
Nazwa wykonawcy ………………………..……………………………………………….

Adres wykonawcy ………………………………….………………………………….....

NIP …………………………….

REGON …………………………….

Oferuję wykonanie zamówienia za:

Cenę brutto …………………………………………………………………… zł.